E-Mail Archivierung
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die gesetzlichen Anforderungen durch die GoBD zwingen Unternehmen und Unternehmer E-Mails vollständig, originalgetreu und manipulationssicher über viele Jahre hinweg zu speichern. Darüber hinaus muss jederzeit ein Zugriff für einen Auditor (z.B. Prüfer des Finanzamtes) ermöglicht werden können.
Dies ist ausschließlich durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisierbar. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Zitat aus der GoBD:
"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubwahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden."
Gemäß der GoBD ist ein Unternehmen / Unternehmer verpflichtet alle Geschäftsprozesse zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, Angebote, Angebotsanfragen, Auftragsbestätigungen sowie alle weiteren zugehörigen Dokumente - auch Rückfragen oder Rückabwickelungen.
Somit ist nicht immer 100%ig zu sagen, welche E-Mail archiviert werden muss, und welche der Prüfer nicht sehen möchte.
An manchen Punkten widersprechen sich der Datenschutz (DSGVO) und die Pflicht zur E-Mail Archivierung. Dennoch ist es möglich diese beiden elementaren Punkte in Einklang zu bringen.
Personenbezogene Daten wie zum Beispiel Bewerbungen müssen gesondert behandelt werden. Nach einer Absage besteht der Zweck der Verarbeitung nicht mehr. Hier müssen automatische Löschmechanismen regelbasiert eingesetzt werden und deren Nutzung dokumentiert sein.
Outlook erstellt ein eigenes Archiv. Dort landen E-Mails die ein gewisses Alter haben, oder die manuell in das Archiv verschoben wurden.
Das Archiv ist weder gegen Löschen noch gegen Veränderung geschützt - es ist lediglich ein eigener, zweiter Bereich innerhalb von Outlook zur Entlastung der primären Speicherdatei.
Diese Art der Archivierung entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Zuverlässige Einhalte aller relevanten rechtlichen Vorgaben
Hilfe bei der Einhaltung der DSGVO
Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
Schutz vor Datenverlusten
Entlastung von E-Mail Speicherorten
Vereinfachung von Backup und Restore
Unabhängig vom E-Mail-Programm
Abschaffung von Postfachbegrenzungen